O Fim do Emissor Gratuito de Nota Eletrônica de Mercadorias

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A notícia de que o emissor gratuito de NF Eletrônica de Mercadorias vai acabar no final de 2016, está sendo difundida e tem muita gente achando que é papo de vendedor e está “pagando para ver” ou seja, acredita que não vai dar em nada e que pode continuar emitindo notas fiscais normalmente em 2017 usando esse aplicativo. Realmente você pode continuar usando o aplicativo, desde que tenha instalado antes do final do ano. Porém isso é o pior de tudo, pois você vai continuar usando e pode de uma hora para outra não conseguir mais emitir nota. Isso mesmo! Você pode estar com o caminhão da transportadora, já com a mercadoria carregada, apenas esperando pela nota para poder sair para viagem e o aplicativo vai dar erro dizendo que não consegue validar a NF. Mas calma que muita coisa boa neste processo e ao longo deste Post vai ficar claro para você o quanto você pode ganhar com isso e acima de tudo evitar dores de cabeça!

Mas como assim? Se o aplicativo gratuito vai continuar funcionando no ano que vem, não deveria continuar também emitindo notas normalmente?

O problema é que o governo não vai mais atualizar o software e na medida que forem criadas novas regras de validação para a nota eletrônica, o programa não vai estar preparado para tratar essas regras e daí vai acontecer que a nota não vai passar. Mas está prevista alguma mudança nas regras de validação da NF para o ano que vem? Bom, aí a conversa fica mais complicada pois estas podem mudar inclusive de estado para estado e dependem muito de novas situações que as receitas podem querer passar a tratar e portanto não dá para simplesmente confiar que nada vai mudar e continuar usando o aplicativo gratuito.

Muitas empresas ainda fazem uso do emissor gratuito pois com este ele é possível cadastrar a empresa emissora, o destinatário, os produtos e os impostos decorrentes da operação. Ele faz a conexão com o sistema da receita, gera o XML, autoriza a NF e emite a Danfe. Apesar de ser um programa limitado em termos de produtividade, pois exige bastante retrabalho para a realização das operações, tem o grande mérito de ser gratuito e por isso é extremamente difundido.

Veja a imagem abaixo do próprio site do Sefaz SP de onde é feito o download do aplicativo emissor de NF eletrônica gratuito.

A mensagem é clara: “A partir de 01/01/2017 não será mais possível realizar download do aplicativo gratuito emissor de notas eletrônicas disponibilizado pelo Sefaz de SP. As empresas que já tem o programa instalado poderão continuar fazendo uso do mesmo, porém quando forem criadas novas regras de validação da nota, não será mais possível emitir NFs pois este não terá mais atualizações de versão depois desta data.

Mas então o que fazer? Posso continuar usando o aplicativo sem preocupações?

Olha, acho bem arriscado! A não ser que você faça pesquisas constantes ao Sefaz do seu estado a fim de verificar para quando estão previstas a adoção de novas regras. O detalhe é que nem sempre este tipo de coisa recebe toda a publicidade devida, pois estas notícias são mais direcionadas para as empresas de software e escritórios de contabilidade que tem pessoas cuidando para que, assim que sejam divulgadas novas regras, tenham o tempo mínimo para adaptar seus softwares para tratá-las e também atualizar os seus clientes a tempo de que os sistemas estejam aptos a emitir a nota com as novas regras assim que as mesmas se tornarem obrigatórias no web service da receita do seu estado.

O que devo fazer? Preciso comprar um software caro e ainda me preocupar com instalação?

A resposta para essa pergunta vai ser dada na medida de quanto tempo de antecedência você vai destinar para pesquisar o assunto e depois implantar o sistema. Se você deixar para a última hora com certeza vai estar pressionado pelo prazo e daí ocorre que não vai ter um tempo mínimo para entender as opções do mercado e quais delas se adequam melhor à sua situação. Além disso, precisa de um tempo para configurar o software para a sua realidade, o que pode ser mais ou menos demorado dependendo do seu regime tributário: Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real. A grande maioria das empresas, principalmente as micro e pequenas que usam o emissor gratuito de nota fiscal eletrônica, são empresas optantes pelo sistema do Simples Nacional e desta forma tem regras tributárias menos complexas do que as demais que tem vários impostos a serem tratados.

Hoje no Emissor Gratuito você não tem praticamente nada configurado. Quando tem uma nota para emitir, na hora mesmo lança os impostos e os cálculos. Essa é uma a grande diferença, pois se você investir em um software minimamente robusto, este vai oferecer um conjunto de cadastros que existem para facilitar sua vida, tornando muito mais fácil e rápida a emissão da nota fiscal eletrônica. As regras fiscais podem estar previamente criadas e já amarradas ao cliente, ao estado, ao produto ou à sua NCM, permitindo que o lançamento da nota seja intuitivo e sem a necessidade de que o usuário conheça de legislação e cálculo de tributos.

Uma excelente opção para você que até então utilizou o emissor gratuito é um software contratado como serviço. Com este você não precisa adquirir licença do produto e não tem que se preocupar com instalação. Você vai receber um usuário e senha e vai acessar o programa através do navegador do seu computador. Os dados da sua empresa vão ficar armazenados em um datacenter com backup garantido (a chamada nuvem). Um programa bem intuitivo e de fácil uso e implantação com assistentes de vídeos o que torna a experiência bastante bacana. Existe também a opção por serviço de implantação e treinamento remoto, pois assim você não fica totalmente dependente do seu próprio conhecimento em informática. Este software também pode permitir evolução futura caso sua empresa deseje integrar um módulo de vendas ou de financeiro, por exemplo. Isso é importante para evitar que futuramente precise implantar tudo de novo, caso você queira processos adicionais.

Sistema ERP

Enfim, como dissemos no início, aproveite esse momento para melhorar os processos da sua empresa e não fique sujeito à problemas graves que podem inclusive lhe causar prejuízos financeiro. Saia na frente e organize-se. Esse pode ser um primeiro passo para você integrar outros processos importantes. Lembre-se que o gratuito tem um “preço” que é o retrabalho que causa em sua empresa. O valor que você economiza pode não ser o suficiente para compensar o tempo a mais que você ou seus funcionários gastam emitindo notas.

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