Conhecimentos gerais sobre um sistema ERP

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ERP é uma sigla que ganhou força no meio empresarial nos últimos anos, porém muitas pessoas têm dúvidas sobre o seu significado… ERPnterprise esource lanning – Planejamento dos Recursos da Organização. A sigla diz muito porém não tudo sobre o que este conceito de gestão representa para o mundo empresarial. A partir do momento que a tecnologia ganhou força e através dela foi possível criar softwares que contemplassem todos os processos das organizações, o ERP se tornou a alma das organizações pois é através dele e das pessoas que estas ganham vida.
Desde os anos 50 ainda na época dos Mainframes começaram a surgir os primeiros processos automatizados por software, como por exemplo controles de estoques. Como os Mainframes ainda eram caros e poucos eficientes, demorou até a década de 70 para surgir o conceito do MRP – Material Requirement Planning – Planejamento das Necessidades de Material – que é uma ferramenta destinada a gerar a necessidade de material para a produção de um produto. E somente na década de 80, com a evolução do hardware e do software que o MRP evoluiu para o chamado MRP2 – MRPanufacturing esource lanning – Planejamento dos Recursos da Manufatura que já é um conceito bem mais evoluído pois contempla vários módulos do processo de manufatura, como por exemplo os equipamentos e a mão de obra envolvidas. Com isso, o ERP começou a ganhar força como conceito pois a evolução da tecnologia tornou-se muito rápida e constante, favorecendo o surgimento de várias iniciativas de novos softwares que cada vez mais foram abrangendo maiores funcionalidades e necessidades das empresas, não só industriais como também das áreas do comércio e serviços.
Sistema ERP
Porém, nenhum dos aspectos históricos relacionados ao conceito do ERP é tão importante quanto o fato de que ainda não surgiu nenhum conceito tão forte e contundente para contemplar as organizações com segurança, agilidade, integração e automatização de processos. Uma empresa poderia optar por implantar inúmeros softwares especialistas, cada um para um fim em cada departamento. Porém essa alternativa acaba por ser bem mais complexa e onerosa pois a tarefa de integrar estes softwares ao ponto de que um dado pudesse ser digitado uma única vez e estivesse disponível em vários pontos da organização, é difícil de ser realizada pela presença de várias tecnologias e fornecedores diferentes, o que exige acompanhamento técnico e especializado e também faz com que seja necessário todo um cuidado nas manutenções destes sistemas.
Apesar da sigla falar somente em Planejamento, todas as funções básicas da administração estão contempladas no ERP: além do próprio Planejamento, o conceito contempla a Organização, o Controle e a Direção:
a) Planejamento pois é através dele que são geradas inúmeras informações essenciais ao processo de suporte à geração de informações essenciais para a projeção e simulação de cenários. Dependendo do departamento da organização que está envolvido podem ser necessárias várias funcionalidades específicas que trabalham neste sentido, como por exemplo o MRP para o planejamento de materiais comprados e fabricados para suprir a produção da empresa, ou por exemplo um Planejamento de Vendas que pode se estruturar em modelos matemáticos baseados no histórico e em outras variáveis como sazonalidade ou lançamentos, ou ainda um Fluxo de Caixa para o financeiro que permite projetar os encaixes financeiros de acordo com o que as áreas de vendas, suprimentos e financeira tem como expectativas de receitas e despesas;
b) Organização pois através do ERP é possível para a empresa estruturar os processos de tal maneira que os mesmos possam estar alinhados com os objetivos empresariais e que permitam uma perfeito fluxo de informações e de funções com cada colaborador respondendo por o que lhe diz respeito e com o maior nível de automação possível a fim de evitar retrabalhos e erros;
c) Controle que é proporcionado pelo ERP na medida que este deixa os processos ligados um ao outro de tal maneira que evita lacunas e também possibilita ao gestor antecipar erros e rapidamente visualizar desvios pois disponibiliza indicadores que servem de termômetro para as funções vitais da organização;
d) Direção que acaba sendo a junção das três funções anteriores no sentido de proporcionar para o gestor ter à mão os instrumentos necessários para liderar a equipe e cobrar resultado em suas diversas funções, como também por responder pelo negócio seja para ele mesmo ou para os acionistas que o nomearam.
“Um bom chefe faz com que homens comuns façam coisas incomuns.” Peter Drucker
Bom, tudo isso é muito interessante e parece ser bem importante para o meu negócio… Mas como estes pontos e o Sistema ERP influenciam diretamente no meu trabalho e como poderia adotar essa ferramenta? Quais os resultados que poderia obter? Abaixo vamos tentar objetivamente trabalhar os pontos que julgamos muito importantes para responder estas e outras perguntas que são muito frequentes na cabeça principalmente dos pequenos empresários.
Funcionalidades do Sistema ERP
Os softwares ERPs em geral podem ser modularizados. A divisão pode ser feita de diversas formas dependendo dos setores ou das funcionalidades. Como a divisão é muito variada dependendo de como cada fabricante de software a organiza, vamos tratar aqui de alguns módulos e funcionalidades que julgamos mais representativos para a realidade das pequenas empresas.
Em cada um destes departamentos existem funcionalidades específicas que podem ajudar os gestores a melhorar seus processos, como por exemplo:
Financeiro
  • Fluxo de Caixa
  • Contas a Pagar com Pagamento Escritural
  • Contas a Receber com Cobrança Escritural
  • Caixa e Bancos com Conciliação Bancária
  • Análises e Bloqueios Financeiros para Vendas
  • Orçamento Financeiro
Comercial
  • Políticas Comerciais de Preço, Desconto e Comissionamento
  • Orçamento de Venda
  • Pedido de Venda
  • Planejamento de Vendas
  • Planejamento e Controle de Expedição
  • Promessa de Entrega
Suprimentos
  • Planejamento de Compras
  • Cotações
  • Requisições
  • Pedidos de Compras
  • Recebimento
  • Tratamento com Terceiros
  • Avaliação de Divergências
Produção
  • Engenharia de Produto – Estruturas
  • Engenharia de Processo – Roteiros
  • Planejamento de Produção – MRP
  • Análise de Recursos – CRP
  • Apontamentos de Chão de Fábrica – SFC
Logística
  • Controle de Estoques
  • Rastreabilidade com Lote, FIFO, contenedor, etc
  • Apuração de Recebimento
  • Apuração de Expedição
  • Automações de Processos
Custos
  • Cálculo do Custo Médio
  • Cálculo do Custo de Aquisição
  • Cálculo do Custo Interno – Padrão
  • Cálculo do Custo do Item Fabricado – Real
  • Cálculo do Preço do Venda
  • Análise de Rentabilidade
  • Análises de Centros de Custos
Contábil
  • Plano de Contas
  • Balanços e Demonstrativos
  • Razões
  • Conciliações
  • SPED Contábil
Fiscal
  • Configuração e Regras para Impostos
  • Relatórios e Demonstrativos de Impostos
  • SPED Fiscal
  • SPED Contribuições
RH
  • Ponto Eletrônico
  • Folha de Pagamento
  • Recrutamento e Seleção
  • Avaliação de Desempenho
  • Gestão de Benefícios
Patrimônio
  • Gestão de Ativos
  • Controle de Depreciações
Sistema ERP
Fases de implantação de um sistema ERP – Prevendo as Dificuldades na Implantação na Pequena Empresa.
Cada empresa possui um nível de maturidade e complexidade nos processos. Estes pontos influenciam diretamente no tempo e no custo de implantação. De um modo geral, quanto maior a empresa maior será o investimento e esforço interno necessários para colocar o sistema em pleno funcionamento. Na pequena empresa onde a informalidade é mais presente pelo fato do número de pessoas envolvidas ser menor e também por que o empreendedor consegue estar mais presente nos processos e desta forma administra muito pelo seu próprio feeling, a tendência é de que um sistema mais simples, com menor custo e por consequência com menor investimento de tempo e dinheiro pode atender muito bem e já permitir uma evolução da empresa.
Quando é montado o projeto de implantação do sistema é fundamental que o fornecedor esteja bem alinhado com os objetivos da empresa e que consiga transmitir o impacto que uma implantação terá para o resultado da mesma e principalmente como esta terá de se envolver para que estes sejam atingidos. Em geral quando a empresa parte para a implantação de seu primeiro Sistema ERP, não tem noção de todo o impacto que acontecerá. Por isso é fundamental que sejam realizadas várias reuniões de planejamento. Se existirem pessoas internas que já participaram de outras implantações, estas devem ser bem consideradas pois a experiência neste momento é vital e por vezes o empresário tem menos que muitas pessoas de sua equipe que já trabalharam em outras empresas que passaram por este processo.
Em projetos de maior porte é fundamental a presença de toda uma metodologia de projetos que contemple todas as fases desde o planejamento, implantação, teste e encerramento. Os principais fornecedores do mercado, possuem metodologias próprias em geral criadas a partir dos modelos de gerenciamento de projetos do PMI – Project Management Institute – Instituto de Gerenciamento de Projetos, que é um órgão internacional que normatiza as técnicas de gerenciamento de projetos e congrega profissionais do mundo inteiro.
Nos projetos de pequeno porte, nem sempre toda esta estrutura, seja por parte do fornecedor, seja por parte da equipe interna está disponível. O projeto precisa dar resultado com os menores custo e tempo possíveis e o empresário enfrenta o desafio de conseguir encontrar uma solução que lhe atenda na medida certa. Para tanto a primeira pergunta que precisa ser feita é onde a empresa deseja chegar? Quais são os processos mais críticos e que precisam ser contemplados? O que precisa ser implantado agora e o que pode esperar para depois? Quais as pessoas internas vamos disponibilizar para acompanhar a implantação? Eu como empreendedor poderia acompanhar para dar a linha dos trabalhos? De todas as perguntas feitas, esta última sem dúvida é a mais importante, pois de todos os casos de insucesso, a causa mais frequente é a ausência da direção na escolha e depois na implantação do sistema. Muito pode ser delegado, mais um projeto que é vital para a empresa não pode ser todo colocado na mão da TI ou do administrativo, como se estas áreas pudessem por si só resolver todos os problemas e determinar todos os caminhos a serem seguidos. Na implantação inúmeras decisões precisarão ser tomadas e sem o apoio do empreendedor no caso da pequena empresa, esta implantação corre inúmeros riscos de não prosperar. É mais ou menos como um casal comprar uma casa a ser construída e apenas dizer ao construtor o tamanho e o número de quartos, porém nem mesmo olhar direito a planta e depois não participar na definição da disposição dos cômodos, da escolha dos materiais a serem utilizados, dos acabamentos e dos móveis. No final não vai adiantar querer reclamar. Precisa participar.
Enfim, a pequena empresa precisa ter cuidados para que possa obter resultados verdadeiros e duradouros e que possam estruturá-la para o crescimento ou mesmo para a manutenção de seus padrões atuais. Uma boa estratégia é estabelecer objetivos de curto, médio e longo prazo. Estes objetivos precisam estar bem acordados com as pessoas chaves da equipe, pois serão eles em última instância que irão fazer o sistema funcionar e de nada adianta impor regras sem uma discussão prévia. Os objetivos de curto prazo são aqueles que precisam entrar no ar todos em conjunto na primeira fase pois são já são atendidos pela ferramenta atual ou são questões críticas que estão comprometendo a operação pois não tem outra forma de serem tratados. Os objetivos de médio prazo são aquelas questões de uso um pouco mais avançado do software e que irão exigir mais tempo da equipe interna em montagem de cadastros ou da equipe do fornecedor em treinamento, consultoria ou customização. São demandas muito importantes, mas que, como tem maiores pré-requisitos, devem ser deixadas para um segundo momento, porém sem se perder de vista o prazo estipulado. Podem perfeitamente entrar em produção depois da entrada os objetivos de curto prazo. Os objetivos de longo prazo são aqueles que tem mais pré-requisitos ainda e que necessitam que todas as demais funcionalidades estejam perfeitamente em funcionamento para que estas sejam implantadas. São aquelas funcionalidades que irão automatizar processos na “ponta” do fluxo. Por exemplo, conferências de expedição, importação automática de pedidos de venda ou apontamentos de chão de fábrica.
Sistema ERP
Exemplo de empresas que utilizam o sistema ERP
Lembro de uma das primeiras implantações que fizemos 20 anos atrás, onde tínhamos recursos escassos de hardware, os quais influenciavam em muito o processo. Na época as estações Windows eram muito instáveis gerando problemas na aplicação. As dificuldades foram superadas com a realização de investimentos por parte da empresa que aos poucos foi melhorando a infraestrutura, assim como com a participação de equipe de implantação que criou mecanismos de segurança para evitar transtornos ocasionados com a instabilidade dos equipamentos. Esta mesma equipe do cliente foi incansável em até virar algumas noites conosco a fim de criar os cadastros necessários enquanto nós ajustávamos o software para atender todas as demandas necessárias. Como resultado tivemos uma indústria moveleira que conseguiu reduzir o prazo de entrega dos pedidos que era de mais de 20 dias para 7 e reduziu os valores em estoque em mais de 80%.
Outro caso que tivemos 6 anos atrás envolveu uma equipe grande de uma empresa de serviços que precisava integrar prestadores de serviços externos e automatizar e dar segurança aos procedimentos da equipe interna. Neste caso foi criado uma customização que permitiu integrar todos estes processos. Para tanto foi necessário o engajamento total da equipe interna do cliente, pois como até então os processos eram manuais houve uma resistência natural de algumas pessoas que na sua maioria foram se convencendo e depois passaram a ser aliados na implantação que teve inúmeros ganhos para a empresa. Esta conseguiu reduzir o prazo de atendimento dos pedidos e melhorar a geração de informação para seus clientes que possuem processos críticos e que portanto não podem haver erros.
“O progresso é impossível sem mudança; e aqueles que não conseguem mudar as suas mentes não conseguem mudar nada.” George Bernard Shaw
Como escolher um sistema ERP
Entender a realidade da sua empresa e onde pretende chegar
Este pode ser o ponto mais dolorido, pois é mais fácil culpar o “sistema”. Você já deve ter ouvido casos em que a empresa tentou implantar um software e o processo não foi adiante gerando frustração, perda de tempo e dinheiro. Um sistema é constituído na ordem, por pessoas, software e hardware. Neste ponto, cabe ao empresário sua “mea culpa” pois, normalmente, a empresa é reflexo de seu jeito de ser. Se o investidor não for incansável em priorizar a organização da sua empresa, não será sua equipe que vai sozinha conseguir alcançar esta meta. A tendência à acomodação, a resistência à mudança e os “apagamentos de incêndios” diários acabam prevalecendo caso não haja uma determinação de “cima” em buscar esta organização, que, às vezes, exige medidas duras como a troca de pessoas de função e até demissões;
Realizar uma pré seleção de software ERP
Este passo visa entender quais opções o mercado tem para me oferecer. O que estas soluções podem fazer por minha empresa? Quais os pré-requisitos de implantação? Quais os investimentos necessários? Neste momento é fundamental que a empresa defina critérios que serão utilizados na seleção do ERP. Queremos uma solução especialista ou generalista? Uma solução nacional ou internacional? De pequena ou grande empresa? Na nuvem ou “On Premise” (instalada localmente)? Com equipe de consultoria local ou com implantação “On Line”? Com maior (em geral mais caras) ou menor poder de customização. Enfim, existem vários critérios que a empresa pode adotar na seleção do software. Neste momento deve ser constituída uma equipe que irá avaliar o mercado assistindo demonstrações e recebendo propostas. Nesta equipe é fundamental a participação do empresário ou do gestor principal. Se a empresa é de porte, esta função até pode ser delegada, porém em pequenas organizações o empresário precisa participar pois irá decidir todo o direcionamento que a gestão da sua empresa irá receber no futuro. Deverá agir com postura questionadora e crítica. A equipe não deve ser muito grande para evitar a criação de falsas expectativas pois pode ser que a empresa assista demonstrações fantásticas e depois acabe optando por um mais simples. Por isso devem participar da equipe apenas as pessoas chaves e de confiança da Direção e estas devem estar bem orientadas de que se trata apenas de uma fase de prospecção e não de escolha.
Criar um Planejamento de Recursos Humanos e Financeiros
Com as informações levantadas no passo anterior é possível para a empresa identificar o que, quanto, para quando e como irá necessitar para o projeto. Não pode incorrer no erro de querer realizar uma revolução na empresa. Precisa, sobretudo, definir metas atingíveis. A velha máxima “O Ótimo é o Maior Inimigo do Bom” neste momento é fundamental. Por outro lado, não pode escolher um software que não permita evoluções futuras, pois pode montar um planejamento com objetivos de curto, médio e longo prazo. Assim a empresa evolui e não para no tempo. Se optar por um software muito limitado e que não consiga pelo menos acompanhar a evolução planejada para a empresa nos próximos cinco anos, terá que recomeçar quase que do zero. Não existe “migração” de software. O máximo que se consegue é aproveitar alguns dados, mas à medida que, o software é diferente, faz com que o processo e as regras de negócio da empresa acabem mudando, tornando-se necessária uma reimplantação.
Realizar a seleção do software
De posse dos critérios chame no máximo três empresas para reavaliar. Neste momento as dúvidas precisam ser sanadas junto aos fornecedores. Convocar as pessoas chaves para avaliar as soluções é fundamental pois lembre-se que estas serão fundamentais e não ouvi-las aumenta a chance de resistência à mudança. Buscar uma empresa que se mostre transparente e parceira é fundamental pois dificuldades irão acontecer e cabe à equipe interna juntamente com o fornecedor resolver. A estratégia de buscar uma empresa que demonstre possuir as melhores práticas de seu segmento e evitar ao máximo possíveis customizações é importantíssima. Salvo algum processo muito crítico e específico, customizações aumentam o custo, o tempo e a complexidade do projeto, e isso para uma pequena empresa pode ser fatal. Outro ponto fundamental é avaliar as exigências legais que sua empresa possui no momento ou que irá possuir. Por exemplo, você escolhe um software que só funciona para empresas do SIMPLES e sua empresa já está quase saindo desse regime pela evolução do faturamento. Por isso, neste momento, as demonstrações devem ser mais detalhadas e as pessoas chaves de suas áreas devem ser corresponsabilizadas pela decisão, porém cabe ao empresário ou ao gestor principal a decisão final. Cuidado para não sucumbir à decisão emocional, que é a de decidir pela marca mais conhecida somente por ter maior representatividade no mercado. Isso somente se justifica se a equipe desta empresa provar que a solução realmente é a melhor para a sua empresa e que também será parceira nos momentos difíceis. Neste ponto, considerando que estamos falando de pequenas empresas comprando de uma grande empresa, pode ser um pouco “perigoso”, devido à diferença de peso nas negociações posteriores. Outro ponto a ser considerado, é que estas ferramentas tendem a ser mais generalistas a fim de atender várias realidades e portanto tornam a implantação mais dispendiosa e complexa. Por outro lado, decidir por uma empresa sem estrutura ou com uma ferramenta que não tenha comprovadamente as “melhores práticas” de gestão é pior ainda.
Sistema ERP
Cuidado também com vendedores que prometem demais. Pense que sua empresa é parte importante de sua vida. Se você vai a um médico que diz que você pode beber e fumar à vontade, que não precisa praticar exercícios e que pode comer qualquer coisa, mas que deve voltar todo mês ao seu consultório, com certeza você vai duvidar da idoneidade deste suposto “profissional”. Com ERP é a mesma coisa. Você e sua equipe terão que suar a camisa para implantar o software com sucesso e terão que abrir mão de vícios criados em um tempo em que a informalidade dominava a sua empresa. Duvide de demonstrações que mostram processos simples demais. “Emita a Nota Fiscal apenas com um clique”. O software de gestão para cumprir verdadeiramente com seu objetivo precisa reduzir a informalidade na empresa. Se, por exemplo, o pessoal do chão de fábrica era acostumado a pegar os componentes ou matérias primas diretamente no estoque, sem necessitar de Ordem de Produção ou Requisição de Materiais, no momento em que, se vir obrigado a manusear um documento ou apontar lançamentos no computador, com certeza criará barreiras à esta mudança. Neste ponto, a determinação firme, vinda de cima é fundamental para vencer as mesmas.
“Meu trabalho não é o de pegar leve com as pessoas. Meu trabalho é torná-las melhores. ” Steve Jobs
Importante também entender e questionar a metodologia de implantação do software proposto. Se trata da forma como o processo de implantação será desenvolvido, o que é determinante para o sucesso do projeto. A metodologia é responsável por ajustar às expectativas da empresa à realidade do software, reduzindo conflitos e por consequência tornando a entrega do software mais tranquila.
Implantar o Software
Bom, fechado o negócio com o fornecedor, não se deve perder de vista em nenhum momento o planejamento montado. Prover o projeto dos pré-requisitos de Infraestrutura de Hardware, Pessoas e, fundamentalmente, apoio do empresário, pois estará se definindo uma nova forma de sua empresa operar, e muitas decisões serão necessárias. Poderá delegar à sua equipe, porém deverá estar presente contribuindo principalmente com decisões em situações que envolvem mudança no relacionamento com clientes, fornecedores e outros agentes externos. Da mesma forma, o empresário precisa estar atento pois muitas pessoas da equipe interna tendem a querer levar para o software os vícios do passado. Isso é fatal, pois aumenta a necessidade de customizações, atrasa o processo, e, sobretudo, diminui os resultados que o software pode gerar para a empresa. O empresário deve orientar o fornecedor a ser muito crítico e não sair fazendo tudo que os usuários desejam. Para tanto, após o fechamento do negócio é fundamental que seja realizado um levantamento detalhado e que este seja validado pelos usuários chaves e pelo proprietário. Um bom planejamento de implantação reduz retrabalhos e delineia um escopo, o que é primordial para ajudar as pessoas a tangibilizar o processo, criando um caminho comum para a equipe interna e para a equipe de implantação do fornecedor.
Cumpridos todos estes pré-requisitos e outros que você pode acrescentar pela sua experiência, tornam a implantação do sistema ERP um grande passo e uma grande evolução para sua empresa. Seus clientes, fornecedores e sua própria equipe virão sua companhia com novos olhos e você passará a se perguntar com operava antes sem uma ferramenta assim. Além disso, precisa ter em mente, que melhorias sempre serão bem vindas e, à medida que, perceber os resultados obtidos no primeiro projeto exitoso, farão com que você sinta-se mais seguro em realizar investimentos em novos projetos de ERP ou de softwares complementares como BI (Informações Gerenciais), CRM (Gerenciamento do Relacionamento com o Cliente), Força de Vendas, Portais Web e outros. Quando sua empresa experimentar o “gostinho da tecnologia” com certeza mudará de patamar e se tornará sustentável e preparada para o crescimento e a competitividade do mercado.


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