Toda expedição enfrenta desafios diários para atender as expectativas e necessidades dos clientes, independentemente do setor, e implantar um controle de expedição pode ser a melhor e mais estratégica ação para definir melhor o processo.
Quando bem desempenhada, a expedição ajuda a diminuir os custos operacionais, eliminar possíveis desperdícios na cadeia de processos, além de estimular a competitividade da sua indústria diante da concorrência.
Primeiramente, é fundamental definir se a implantação é necessária em sua indústria, de modo a realizar o investimento certo e não correr riscos. Para isso, vamos falar hoje sobre como identificar essa necessidade e dicas para ter mais resultados!
Apesar de muitos pensarem que a maior dificuldade está apenas em produzir os pedidos, o desafio também consiste em etiquetar os lotes no setor de embalagem, gerando códigos de barras que contêm:
A partir daí a expedição adquire os “insumos” necessários para rastrear e confirmar cada lote, de modo a autorizar e despachar os pedidos aos clientes.
Contudo, não é em todo contexto industrial que o controle de expedição se torna obrigatório. E avaliar esse elemento antes de buscar um recurso para ajudar na gestão, pode evitar investimentos desnecessários.
Primeiramente, identifique como é composto o seu produto, utilize as seguintes perguntas como direcionamento:
1. Meus produtos são muito picados?
2. Os pedidos costumam conter vários itens diferentes?
3. Há variação nos volumes gerados?
4. Um produto gera diferentes volumes?
Se a resposta for sim para estas perguntas, então, a alternativa é sim trazer o controle de expedição para sua organização. Tudo bem, mas por que? O que muda ou o que acontece caso minha gestão continue sem esse controle?
Conforme os pedidos se tornam complexos e mais “fragmentados”, mais material e pedidos os operadores têm para avaliar antes de despachar.
Estamos falando de informações variadas compondo um único pedido, tornando complexo a verificação positiva de que tudo segue os parâmetros dos pedidos. Diante disso, há uma série de problemas que você deve considerar, tais como:
Além disso, pode gerar custos adicionais que sua indústria terá que arcar. Afinal, caso tenha faltado volumes, você precisará contratar fretes específicos e mais caros, a fim de entregar aquilo que seu cliente solicitou.
Sabe o que é mais interessante na implantação do controle de expedição? É que se trata de um processo de baixa complexidade.
Claro, ainda é preciso analisar o layout da expedição, o dimensionamento dos volumes ou se usará o leitor ou o coletor, que são equipamentos para a leitura do código de barras. Então, é fundamental essa análise prévia para ter assertividade na escolha.
Esse conjunto de informações e a usabilidade dos recursos certos, ajuda o operador a fazer uma varredura completa em todas as informações dos pedidos. Por conseguinte, o profissional pode fechar aquele pedido e sinalizar a emissão da NF.
Todavia, durante este mesmo processo, caso o operador identifique alguma incoerência de lotes ou quantidades e volumes, é viável realizar um alerta na tela de que ainda faltam produtos, ou seja, impede que ele prossiga e gere gargalos ao longo do restante das etapas.
Pensando em ilustrar melhor esse cenário, reunimos 4 dicas rápidas para otimizar sua expedição:
1. Elabore listas robustas de expedição.
2. Tenha atenção completa às dimensões das embalagens.
3. Procure otimizar o layout dos estoques, produtos acabados e equipamentos.
4. Invista em um sistema eficiente para controle de expedição.
Existem 2 aspectos muito importantes e que exigem um foco maior da organização: presença de um profissional gestor para “orquestrar” os processos e investimento no melhor sistema.
O gestor entra em cena sempre que um operador sinaliza problemas ao longo da auditoria dos pedidos na expedição. Para estes casos, ele consegue remanejar recursos e profissionais para solucionar de maneira imediata.
Já o sistema para controle de expedição é responsável por automatizar esse processo, agilizar a identificação ideal dos produtos, melhorar a legibilidade das etiquetas e viabilizar a margem para contornar gargalos.
Tudo isso tem que estar alinhado às necessidades específicas da sua indústria, visto que o processo muda muito de um segmento para o outro.
Em todo caso, saiba que a Methos está preparada, pois possui experiência nos mais diversos contextos industriais. Venha fazer uma avaliação conosco, temos a certeza de encontrar o melhor caminho para seu negócio evoluir.
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