A Segurança da Informação no ERP

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Um grande desafio a ser superado pelas empresas que implantam um sistema de gestão empresarial (ERP), é o de manter as informações consistentes. Existem inúmeros pontos de contato com o usuário final e nestes momentos podem haver erros de lançamentos gerando emissões de documentos inconsistentes,cadastros incompletos ou errados, relatórios de informações gerenciais equivocados e também declaração de informações erradas para o fisco.

Em geral, quanto maior o poder de parametrização do software, maiores as ferramentas para evitarem estes erros. Através da parametrização do sistema é possível criar “travas” ou “bloqueios” que evitamos erros de lançamento. Outro ponto importante é o nível de integração do sistema, pois quando mais bem aproveitada a entrada da informação no sistema,evitando retrabalhos, menores as chances de erros nos demais pontos do processo. Por exemplo, se um orçamento de venda para cliente é lançado pela área comercial da empresa, é possível que todos os dados necessários para confirmar o pedido de venda, para disparar o processo de produção, a reserva no estoque, a expedição e o faturamento já sejam previstos no estágio inicial do processo.Desta maneira, todo o processo gerado por este orçamento, vai evitar inúmeros lançamentos até que a nota fiscal e a cobrança sejam emitidas.

Desde a aprovação do pedido pelo cliente, a liberação do financeiro, a integração para a fábrica/estoque, a expedição da mercadoria, emissão da nota fiscal e cobrança e demais processos agregados, devem ser previstos desde o estágio inicial, pois assim evita que o usuário intervenha mais do que o estritamente necessário.

Por outro lado, um nível muito alto de parametrização pode engessar o processo, tornando-o muito lento e oneroso. Principalmente em empresas de pequeno porte, as amarrações do software devem ser suficientes para manter a segurança dos dados, mas nunca pesadas demais a ponto de não permitir ajustes necessários durante um determinado fluxo de trabalho.

Então o desafio da consistência das informações nasce desde o momento da escolha do software adequado ao tamanho do negócio, passa por uma implantação bem planejada e continua sempre no dia a dia da empresa que precisa sempre estar atenta a melhorias.

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